胡一夫谈企业高效率管理需规避四大障碍

效率管理是一门研究改进组织效率的方法，它分析组织及组织的流程，对组织的效率进行规定、评估和分析，提高组织的效率，从而有效地实现组织的目的。效率管理作为一种管理方法，它强调要以一切可行的效率标准来统一人们的思想。指导人们的行动，把效率作为管理活动的宗旨，放在工作的中心和突出位置，这种思想是效率管理的精髓所在。组织效率是研究管理组织的核心问题。只有不断提高组织效率，才能提高各种组织的管理水准，推进组织的不断发展。管理的目的是提高组织的效率，效率管理作为一种管理方法，但它并不同于任务管理法、人本管理法、目标管理法和系统管理方法。效率管理要求组织根据具体问题的性质和特点选择适当管理方法用以解决组织的效率问题，有利于效率的提高的一切方法都在效率管理关心的范围之中。例如为了提高原材料的利用效率，可以通过提高成品率、改进产品品质、改进产品设计等方法来实现，为了提高技术人员的效率，可以采用参与管理、走动管理等方法来鼓励、激励技术人员等等。效率管理属于通用管理方法，它不仅仅是为了解决某类或某些条件下的管理方法，而是适合于任何管理条件下，适合不同国家、不同地域、不同企业、不同条件的通用管理方法。任务管理法是以任务为中心、人本管理法是以人的管理为中心、目标管理法是以目标为中心、系统方法以系统分析为中心，而效率管理是以效率为中心。效率问题是管理活动的出发点和归宿，管理的核心问题就是要提高效率。因此，在效率管理中，必须紧紧地把握效率这个管理的核心问题，以提高效率为管理的目的。但效率存在于组织和管理活动的过程中，泛泛地谈效率的问题，对管理是没有多大益处的，必须根据当时情况作具体分析。人们总是把效率的高低同时间联系起来。人们常常意识到：效率高常常表现出节省了时间，而效率低往往表现拖延了时间，从而人们把注意力集中在如何安排和利用时间上，这看起来似乎是合理的。但是如果我们真的去观察一个效率很高的企业，你就会发现，时间的运用只是提高效率的一个方面。而有效的组织结构；明确的制度和法律；科学的规划、团体中人的良好协作；先进的预测技术和敏锐的回馈系统；正确的战略决策等都可能成为效率是否能提高的重要因素。站在管理者的角度，就更会感到效率的提高决非仅仅是节约时间所能包容的。从普遍的意义上看，效率是与一定的人、一定的工作对象和一定的工作手段联结在一起的。换句话说，效率是相对于一定的组织而言的。很难设想一个人浮于事，机构混乱，责任不清，赏罚不明，缺乏系统的组织会有什么效率可谈，对于一个管理者来说，整顿组织就是提高效率。只有不断提高组织效率，才能提高各种组织的管理水准，推进组织的不断发展。笔者认为组织效率的提高，要对组织进行全面管理，不能只考虑某一个方面。也就是说，要求时时、人人、处处都要进行效率管理。然而高效率管理规避障碍则是：躁：一厢情愿的伪高效，乱：无人获益的效率观，急：个体高效难敌系统高效，快：追求速度不等于实现速度。如果用公式来表达效率的概念，那么，效率＝收益/投入。从该公式不难看出，提高效率所考虑的内容只有两个，即收益与投入。对组织而言，由于总的投入水准一定，收益愈多就是效率愈高，反之亦然。而组织中收益的增加，是以某些投入为前提的，相对投入越少，说明生产成本越低，因而利润额就越大。如果没有这部分投入的相对减少，那么增产就只是生产规模的扩大，一点效率意义也没有了。效率的提高，实际上就是相对投入的降低。因此，相对投入的减少成为组织最为关心的问题。任何一种管理理论或技术革命，无一例外是为了达到相对投入的减少。相对投入的降低可以两条途径，一是在一定的投入下收益的增加，—是在—定收益上投入的减少。而收益的增加，归根到底，也就是为了减少相对投入，或者说降低成本。组织系统是由组织目的、组织环境、管理主体、管理客体四要素构成，对于组织而言，减少投入，或者降低成本就是在产出一定的情况下，减少管理客体的投入。在组织系统中，管理客体是人、财、物。管理学一般把人、财、物作为三个平行的要素加以探讨，认为管理就在于通过组织、计画、协调、控制等手段，对人、财、物进行合理的配置，使人尽其才、物尽其用。其实，人是一类因素，财和物则是另一类因素。因为，人是有感情的，人在多大程度上是被动地接受管理，完全取决于管理者在多大程度上调动了人的积极性、主动性和能动性。管理者越是能够调动起被管理者的积极性、主动性和能动性，被管理者也就越是愿意接受管理。在人的管理中，管理和被管理、主动和被动是统一的。对财和物的管理和对人的管理是不同的，因为财和物都是一种客观的、完全由人支配的物质因素。所以，在组织系统中，被控制对象分为两类：一类是对资金、物资的控制，另一类是对人员、组织的控制。前者主要表现在物资的筹措、供应、使用、保管方面的合理安排，以提高物资、装备的使用效率。后者多表现为计画、组织、制度、体制的科学制定，以提高人员的工作效率。一、提高人的效率人是组织系统中最主要的因素，管理归根结底是对人以及人的行为的管理。这是因为，只要把人的因素管好了，其它因素也就管好了。人是生产力和整个管理中最活跃、最能动、最积极的因素，组织活力的源泉在于脑力和体力劳动者的积极性、能动性和创造力。所以，管理的首要任务是对人的管理，通过对人的组织、指导和调节，充分调动人的主动性、积极性和创造性，做到人尽其才。提高的人效率还需要明确个人责任，通过建立工作制度和法规来保证。管理者必须使自己建立的组织机构的每个岗位都有非常明确的责任，并通过制度和法规把组织人员的行为纳入一个有利于实现组织目标的工作秩序，才能使整个组织有机而协调地运动起来。二、提高物的效率物是管理系统中的基本要素，与人相对应的客观存在，是管理活动所必需的物质条件和物质成分的总和。它不仅仅是指管理中的物质生产资料，而指在管理系统中除人之外的那些作为管理对象的一切物质成分。我们把财也看作物，即看作物的价值表现。现代管理要求，任何组织都不能再通过高消耗来获取组织发展的机会，而应当把降低生产成本和管理成本作为挖掘组织发展潜力的基本途径，从而使组织更适于在严酷的环境中生存和发展。所以，管理好、使用好资金、物资设备和物质设施，是提高管理效益、降低管理成本的重要途径。科学的管理和合理的使用物资资源将会最大限度地提高效益。